Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

InvoSys is een dienst van NETUX SRL. Voor www.invosys.io, het registratieformulier, de nieuwsbrief en het contactformulier is de verwerkingsverantwoordelijke:

NETUX SRL
Rue de Thys 1 bus A
4360 Oreye
België
Ondernemingsnummer: 0881.501.752 (btw BE 0881.501.752)
E-mail: support@invosys.io

NETUX SRL heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Voor vragen over uw gegevens kunt u schrijven naar support@invosys.io.

2. Verantwoordelijke of verwerker

NETUX SRL is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van de website en de registratie: naam van de accounthouder, bedrijfsnaam, e-mail, btw-nummer, adres van de werkruimte, nieuwsbrief, berichten via het contactformulier, logbestanden en bezoekersmeting op deze site.

NETUX SRL is verwerker voor de gegevens die de klant in zijn werkruimte invoert (naam.apps.invosys.io). De klant bepaalt waarom die gegevens worden verwerkt. InvoSys verwerkt ze alleen om de dienst te leveren.

Die gegevens omvatten de klanten en leveranciers van de klant (namen, adressen, btw- en ondernemingsnummers, contactgegevens), facturen, offertes, creditnota's en onkosten met hun regels en bedragen, bankgegevens zoals IBAN en BIC, en Peppol-identificatoren.

3. Gegevens, doeleinden en rechtsgronden

Account en proefperiode

Het registratieformulier vraagt een naam, een bedrijfsnaam, een adres voor de werkruimte, een btw-nummer en een e-mailadres. Alle vijf zijn verplicht. Het adres van de werkruimte is het subdomein van uw werkruimte, weergegeven als adres.apps.invosys.io. Het btw-nummer is nodig voor Peppol e-facturatie in België.

We bewaren ook een telefoon- of gsm-nummer als u dat opgeeft, een unieke id, het tijdstip waarop uw e-mail werd bevestigd, het tijdstip waarop u de voorwaarden aanvaardde, de aanmaakdatum en de einddatum van de proefperiode van 7 dagen.

Doel: de werkruimte aanmaken, de bevestigingslink versturen en de proefperiode van 7 dagen en de dienst leveren. Rechtsgrond: overeenkomst, of precontractuele maatregelen op uw verzoek (artikel 6, lid 1, b AVG). Voor het btw-nummer ook een wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, c) waar de Belgische factureringsregels dat vereisen.

Zodra uw e-mail bevestigd is, worden uw naam, het adres van de werkruimte, uw e-mail, uw btw-nummer, uw telefoonnummers en uw taal naar de InvoSys-applicatie (apps.invosys.io) gestuurd om uw werkruimte aan te maken.

Nieuwsbrief

Het nieuwsbriefveld verzamelt alleen een e-mailadres. We sturen een bevestigingsmail, en het adres wordt pas gebruikt nadat u de bevestigingslink hebt geopend. Rechtsgrond: toestemming (artikel 6, lid 1, a). Elke nieuwsbrief bevat een uitschrijflink, en mailprogramma's die het ondersteunen tonen een knop om met één klik uit te schrijven. U kunt ook schrijven naar support@invosys.io.

Contactformulier

Naam, e-mail, onderwerp en bericht. Er wordt niets naar het team van NETUX SRL gestuurd op het moment dat u het formulier verzendt. We bewaren de inzending maximaal 24 uur en sturen u een bevestigingslink in de taal van de pagina. Die e-mail bevat uw bericht niet. We sturen het bericht pas naar het team van NETUX SRL, met een kopie naar u, nadat u de link opent en op Bevestigen drukt. De link openen verzendt het bericht niet. De knop werkt één keer. Zonder bevestiging verwijderen we de inzending na 24 uur. Na bevestiging verwijderen we ook het opgeslagen bericht en houden we alleen een technische markering bij (zonder de tekst van het bericht) tot de link vervalt, zodat opnieuw op de knop drukken het bericht niet opnieuw verstuurt. De e-mail die ons team ontvangt, bewaren we zolang nodig om uw vraag en de opvolging te behandelen.

Om misbruik te beperken, bewaren we een korte teller voor uw IP-adres en voor het e-mailadres dat u invult. Die tellers vervallen binnen een uur en worden nergens anders voor gebruikt.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om uw vraag te beantwoorden en het formulier tegen misbruik te beschermen (artikel 6, lid 1, f), en precontractuele maatregelen wanneer de vraag over een proefperiode of abonnement gaat (artikel 6, lid 1, b).

Logbestanden

De server houdt technische logbestanden bij. De logs van het aanmaken van een werkruimte bevatten de klant-id en het e-mailadres, en bij een fout het antwoord van de applicatie. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang voor beveiliging en probleemoplossing (artikel 6, lid 1, f).

Bezoekersmeting

Met uw toestemming laadt de site Google Analytics (ID G-XSMH366TMD) en de Meta-pixel (ID 1668431453395928) om bezoeken en de resultaten van onze advertenties te meten. De cookiebanner heeft twee aparte categorieën: „Publieksmeting” (Google Analytics) en „Marketing” (Meta-pixel). Er wordt niets geladen zolang u de bijbehorende categorie niet hebt aanvaard. Rechtsgrond: toestemming (artikel 6, lid 1, a AVG en de Belgische regels over cookies). U kunt uw keuze op elk moment wijzigen via de link „Cookies beheren” onderaan elke pagina.

4. Ontvangers

• De InvoSys-applicatie (apps.invosys.io), beheerd door NETUX SRL, om uw werkruimte aan te maken en te laten werken.
• OVH SAS, dat de websites en databanken host op servers in Frankrijk.
• Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon SES), dat onze e-mails verstuurt (accountbevestiging, nieuwsbrief, contactformulier) vanuit de EU-regio (Ierland).
• Digiteal SA, het Peppol-toegangspunt. De applicatie stuurt facturen naar Digiteal en ontvangt facturen van Digiteal om ze via het Peppol-netwerk uit te wisselen. Digiteal treedt daarvoor op als verwerker.
• Google Ireland Limited (Google Analytics) en Meta Platforms Ireland Limited (Meta-pixel), alleen als u de bijbehorende cookiecategorie aanvaardt.
• bunny.net (BunnyWay d.o.o., Slovenië), dat het lettertype van de site levert.

Wij verkopen uw gegevens niet.

5. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte

De hosting (Frankrijk), het versturen van e-mails (Ierland) en de lettertypedienst (Slovenië) bevinden zich in de EER.

Als u optionele cookies aanvaardt, kunnen Google en Meta gegevens doorgeven naar de Verenigde Staten. Beide bedrijven zijn gecertificeerd onder het EU–US Data Privacy Framework, dat de Europese Commissie erkent als passend beschermingsniveau, en baseren zich daarnaast op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: zolang uw account bestaat. Facturatie- en boekhoudgegevens worden daarna 10 jaar bewaard, zoals het Belgische boekhoud- en btw-recht vereist.
• Gegevens in de werkruimte: facturen en bijbehorende documenten worden door NETUX SRL voor de klant bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijn voor facturen van 10 jaar.
• Nieuwsbrief: tot u zich uitschrijft. Daarna bewaren we alleen uw adres en de datum van uitschrijving, zodat we uw keuze respecteren.
• Contactberichten: maximaal 24 uur bewaard zodat u het bericht kunt bevestigen. Niet-bevestigde berichten worden daarna verwijderd. Na bevestiging wordt de opgeslagen kopie verwijderd en wordt de e-mail aan ons team bewaard zolang nodig om uw vraag en de opvolging te behandelen. Beperkingstellers (IP-adres en e-mailadres) vervallen binnen een uur.
• Technische logbestanden: zolang nodig voor beveiliging en probleemoplossing.
• De sessiecookie verloopt na 120 minuten inactiviteit.

7. Uw rechten

U kunt inzage, rectificatie, wissing, beperking en overdraagbaarheid vragen, en bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang. U kunt uw toestemming (nieuwsbrief, optionele cookies) op elk moment intrekken. Intrekking heeft geen gevolgen voor verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.

Schrijf naar support@invosys.io. Wij nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en rechtsgevolgen voor u hebben.

U kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/.

8. Cookies en lokale opslag

Strikt noodzakelijk, altijd geplaatst:

• De sessiecookie (naam eindigt op _session), die de site laat werken tijdens uw bezoek. Hij verloopt na 120 minuten inactiviteit.
• De cookie XSRF-TOKEN, die formulieren beschermt tegen vervalste verzendingen. Zelfde duur als de sessie.
• invosys_consent, die uw cookiekeuze 6 maanden bewaart.
• Uw lichte of donkere thema, opgeslagen in de lokale opslag van uw browser onder de sleutel theme. Dat is geen cookie.

Optionele cookies, alleen met uw toestemming:

• Publieksmeting (Google Analytics): _ga en _ga_XSMH366TMD (2 jaar), _gid (24 uur), _gat (1 minuut).
• Marketing (Meta-pixel): _fbp (90 dagen), en _fbc (90 dagen) als u via een Meta-advertentie komt.

Als u uw toestemming intrekt, verwijdert de site deze cookies en laadt hij Google Analytics en de Meta-pixel niet meer.

9. Verplichte gegevens

Zonder naam, bedrijfsnaam, adres van de werkruimte, btw-nummer en e-mail kunnen we uw account niet aanmaken. De nieuwsbrief en het contactformulier zijn facultatief. Optionele cookies weigeren heeft geen invloed op de werking van de site.

10. Bijwerking

We kunnen dit beleid bijwerken. De datum bovenaan toont de laatste versie. Als een wijziging het gebruik van uw gegevens aanzienlijk verandert, laten we dat accounthouders per e-mail weten.