Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

InvoSys est un service de NETUX SRL. Pour www.invosys.io, le formulaire d'inscription, la newsletter et le formulaire de contact, le responsable du traitement est :

NETUX SRL
Rue de Thys 1 boîte A
4360 Oreye
Belgique
Numéro d'entreprise : 0881.501.752 (TVA BE 0881.501.752)
E-mail : support@invosys.io

NETUX SRL n'a pas désigné de délégué à la protection des données. Pour toute question sur vos données, écrivez à support@invosys.io.

2. Responsable ou sous-traitant

NETUX SRL est responsable du traitement pour les données du site et de l'inscription : nom du titulaire du compte, nom de la société, e-mail, numéro de TVA, adresse de l'espace de travail, newsletter, messages du formulaire de contact, journaux du site et mesure d'audience sur ce site.

NETUX SRL est sous-traitant pour les données que le client saisit dans son espace de travail (nom.apps.invosys.io). Le client décide pourquoi ces données sont traitées. InvoSys les traite uniquement pour fournir le service.

Ces données comprennent les clients et fournisseurs du client (noms, adresses, numéros de TVA et d'entreprise, coordonnées), les factures, devis, notes de crédit et dépenses avec leurs lignes et montants, les coordonnées bancaires comme l'IBAN et le BIC, et les identifiants Peppol.

3. Données, finalités et bases légales

Compte et essai

Le formulaire d'inscription demande un nom, un nom de société, une adresse d'espace de travail, un numéro de TVA et une adresse e-mail. Les cinq champs sont obligatoires. L'adresse de l'espace de travail est le sous-domaine de votre espace, affiché sous la forme adresse.apps.invosys.io. Le numéro de TVA est nécessaire pour la facturation électronique Peppol en Belgique.

Nous conservons aussi un numéro de téléphone ou de GSM si vous nous le communiquez, un identifiant unique, la date de vérification de votre e-mail, la date d'acceptation des conditions, la date de création et la date de fin de l'essai de 7 jours.

Finalité : créer l'espace de travail, envoyer le lien de vérification, fournir l'essai de 7 jours et le service. Base légale : contrat, ou mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6, 1, b du RGPD). Pour le numéro de TVA, également une obligation légale (article 6, 1, c) lorsque les règles belges de facturation l'exigent.

Une fois votre e-mail vérifié, votre nom, l'adresse de l'espace de travail, votre e-mail, votre numéro de TVA, vos numéros de téléphone et votre langue sont envoyés à l'application InvoSys (apps.invosys.io) pour créer votre espace.

Newsletter

Le champ newsletter ne collecte qu'une adresse e-mail. Nous envoyons un e-mail de confirmation, et l'adresse n'est utilisée qu'après l'ouverture du lien de confirmation. Base légale : consentement (article 6, 1, a). Chaque e-mail de la newsletter contient un lien de désinscription, et les messageries qui le permettent affichent un bouton de désinscription en un clic. Vous pouvez aussi écrire à support@invosys.io.

Formulaire de contact

Nom, e-mail, objet et message. Rien n'est envoyé à l'équipe de NETUX SRL au moment de l'envoi du formulaire. Nous conservons la demande pendant 24 heures au plus et vous envoyons un lien de confirmation dans la langue de la page. Cet e-mail ne contient pas votre message. Nous n'envoyons le message à l'équipe de NETUX SRL, avec copie pour vous, qu'après l'ouverture du lien et un appui sur Confirmer. Ouvrir le lien n'envoie pas le message. Le bouton ne fonctionne qu'une fois. Sans confirmation, nous supprimons la demande après 24 heures. Après confirmation, nous supprimons aussi le message enregistré et ne gardons qu'un marqueur technique (sans le texte du message) jusqu'à l'expiration du lien, afin qu'un nouvel appui sur le bouton ne l'envoie pas une deuxième fois. L'e-mail reçu par notre équipe est conservé le temps nécessaire pour traiter votre demande et son suivi.

Pour limiter les abus, nous conservons un court compteur de limitation lié à votre adresse IP et à l'adresse e-mail saisie. Ces compteurs expirent dans l'heure et ne servent à rien d'autre.

Base légale : notre intérêt légitime à répondre à votre demande et à protéger le formulaire contre les abus (article 6, 1, f), et des mesures précontractuelles lorsque la demande porte sur un essai ou un abonnement (article 6, 1, b).

Journaux

Le serveur conserve des journaux techniques. Les journaux de création d'espace contiennent l'identifiant du client et son adresse e-mail, et en cas d'échec la réponse de l'application. Base légale : intérêt légitime en matière de sécurité et de diagnostic (article 6, 1, f).

Mesure d'audience

Avec votre consentement, le site charge Google Analytics (ID G-XSMH366TMD) et le pixel Meta (ID 1668431453395928) pour mesurer les visites et l'efficacité de nos publicités. Le bandeau cookies propose deux catégories distinctes : « Mesure d'audience » (Google Analytics) et « Marketing » (pixel Meta). Rien n'est chargé tant que vous n'avez pas accepté la catégorie correspondante. Base légale : consentement (article 6, 1, a du RGPD et règles belges relatives aux cookies). Vous pouvez modifier votre choix à tout moment via le lien « Gérer les cookies » en bas de chaque page.

4. Destinataires

• L'application InvoSys (apps.invosys.io), exploitée par NETUX SRL, pour créer et faire fonctionner votre espace de travail.
• OVH SAS, qui héberge les sites et les bases de données sur des serveurs situés en France.
• Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon SES), qui envoie nos e-mails (vérification du compte, newsletter, formulaire de contact) depuis la région UE (Irlande).
• Digiteal SA, point d'accès Peppol. L'application envoie des factures à Digiteal et en reçoit de Digiteal pour les échanger sur le réseau Peppol. Digiteal agit comme sous-traitant pour ce traitement.
• Google Ireland Limited (Google Analytics) et Meta Platforms Ireland Limited (pixel Meta), uniquement si vous acceptez la catégorie de cookies correspondante.
• bunny.net (BunnyWay d.o.o., Slovénie), qui fournit la police de caractères du site.

Nous ne vendons pas vos données.

5. Transferts hors de l'Espace économique européen

L'hébergement (France), l'envoi d'e-mails (Irlande) et le service de polices (Slovénie) se trouvent dans l'EEE.

Si vous acceptez les cookies facultatifs, Google et Meta peuvent transférer des données vers les États-Unis. Ces deux sociétés sont certifiées dans le cadre du EU–US Data Privacy Framework, reconnu par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection adéquat, et s'appuient également sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

6. Durées de conservation

• Données du compte : tant que votre compte existe. Les données de facturation et comptables sont ensuite conservées 10 ans, comme l'exige le droit comptable et TVA belge.
• Données de l'espace de travail : les factures et documents liés sont conservés par NETUX SRL pour le client pendant le délai légal de conservation des factures de 10 ans.
• Newsletter : jusqu'à votre désinscription. Ensuite, nous ne conservons que votre adresse et la date de désinscription, afin de respecter votre choix.
• Messages de contact : conservés 24 heures au plus pour vous permettre de confirmer le message. Les messages non confirmés sont ensuite supprimés. Après confirmation, la copie enregistrée est supprimée et l'e-mail envoyé à notre équipe est conservé le temps nécessaire pour traiter votre demande et son suivi. Les compteurs de limitation (adresse IP et adresse e-mail) expirent dans l'heure.
• Journaux techniques : le temps nécessaire à la sécurité et au diagnostic.
• Le cookie de session expire après 120 minutes d'inactivité.

7. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès, la rectification, l'effacement, la limitation et la portabilité, et vous opposer aux traitements fondés sur l'intérêt légitime. Vous pouvez retirer votre consentement (newsletter, cookies facultatifs) à tout moment. Le retrait n'affecte pas les traitements déjà effectués.

Écrivez à support@invosys.io. Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques à votre égard.

Vous pouvez introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/.

8. Cookies et stockage local

Strictement nécessaires, toujours déposés :

• Le cookie de session (nom se terminant par _session), qui assure le fonctionnement du site pendant votre visite. Il expire après 120 minutes d'inactivité.
• Le cookie XSRF-TOKEN, qui protège les formulaires contre les envois frauduleux. Même durée que la session.
• invosys_consent, qui enregistre votre choix en matière de cookies pendant 6 mois.
• Votre thème clair ou sombre, enregistré dans le stockage local du navigateur sous la clé theme. Ce n'est pas un cookie.

Cookies facultatifs, uniquement avec votre consentement :

• Mesure d'audience (Google Analytics) : _ga et _ga_XSMH366TMD (2 ans), _gid (24 heures), _gat (1 minute).
• Marketing (pixel Meta) : _fbp (90 jours), et _fbc (90 jours) si vous arrivez depuis une publicité Meta.

Si vous retirez votre consentement, le site supprime ces cookies et ne charge plus Google Analytics ni le pixel Meta.

9. Caractère obligatoire

Sans nom, nom de société, adresse d'espace de travail, numéro de TVA et e-mail, nous ne pouvons pas créer votre compte. La newsletter et le formulaire de contact sont facultatifs. Refuser les cookies facultatifs n'a aucun effet sur le fonctionnement du site.

10. Mise à jour

Nous pouvons mettre à jour cette politique. La date en haut de page indique la dernière version. Si une modification change sensiblement l'utilisation de vos données, nous en informerons les titulaires de compte par e-mail.